git.sur5r.net Git - glabels/blob - help/C/mergefeatures.page

   1 <page xmlns="http://projectmallard.org/1.0/"
   2       xmlns:e="http://projectmallard.org/experimental/"
   3       type="guide"
   4       id="mergefeatures">
   5
   6   <info>
   7     <link type="guide" xref="index#merging"/>
   8     <revision pkgversion="3.0" version="0.1" date="2010-05-04" status="incomplete"/>
   9     <desc>
  10        What you may expect from a document merge.
  11     </desc>
  12     <credit type="author">
  13       <name>Jim Evins</name>
  14       <email>evins@snaught.com</email>
  15     </credit>
  16     <credit type="author">
  17       <name>Mario Blättermann</name>
  18       <email>mario.blaettermann@gmail.com</email>
  19     </credit>
  20     <license>
  21       <p>Creative Commons Share Alike 3.0</p>
  22     </license>
  23   </info>
  24
  25     <title>Performing a document merge</title>
  26
  27       <p>Document Merge (sometimes called "Mail Merge") is a powerful
  28         feature that allows a unique label or card to be printed for each
  29         record in an external data source.</p>
  30
  31       <p>The first step to performing a document merge is to prepare
  32         a source document that contains your merge data.  This data could
  33         be mailing addresses or any other data that you wish to create
  34         unique labels or cards for.  Currently back-ends only exist for
  35         text files and the evolution data server -- others are planned.  The currently
  36         supported text-file format is very simple:  each line is a record;
  37         fields are delimited by commas (CSV), tabs, or colons; and newlines
  38         can be embedded into fields by using the "\n" entity.  This file
  39         could be created using any text editor or could be created by
  40         another program or script.  A common way of creating CSV files is
  41         to export them from a spreadsheet program or from address book
  42         applications.</p>
  43
  44         <note style="advanced">
  45          <p>
  46          To export a CSV file from <app>kaddressbook</app>, first select the
  47          contacts you wish to export. Click on the first contact, then press and
  48          hold <key>Ctrl</key> and click on the other desired contacts to select them.
  49          Then choose <guiseq><gui>File</gui><gui>Export</gui>
  50          <gui>Export CSV File</gui></guiseq>.</p>
  51
  52          <p>
  53          In the <gui>Select Contacts</gui>
  54          window, enable the button <gui>Selected contacts</gui> (which should be
  55          enabled by default anyway). Then click on <gui>OK</gui>.
  56          In the <gui>Save As</gui> dialog, choose the desired folder and a name
  57          for the file and click on <gui>Save</gui>.
  58          </p>
  59         </note>
  60
  61         <note style="advanced">
  62          <p>
  63          To export a CSV file from <app>Thunderbird</app>, click on the
  64          <gui>Address Book</gui> toolbar button or choose <guiseq><gui>Tools
  65          </gui><gui>Address Book</gui></guiseq> from the menu.
  66          Then select the contacts you wish to export. Click on the first contact,
  67          then press and hold <key>Ctrl</key> and click on the other desired contacts
  68          to select them. Then choose <guiseq><gui>Tools</gui><gui>Export</gui>
  69          </guiseq>.</p>
  70
  71          <p>
  72          In the file chooser window, choose the desired folder and a name
  73          for the file and change the value of the drop-down button in the
  74          right bottom corner to <gui>Comma Separated</gui>. Finally, click on
  75          <gui>Save</gui>.
  76          </p>
  77         </note>
  78
  79       <p>A label must then be configured to "point at" this data file.
  80         To configure the merge properties of a document, choose
  81         <guiseq><gui>Objects</gui>
  82         <gui>Merge Properties</gui></guiseq> menu item
  83         to display the <gui>merge properties</gui> dialog.  This
  84         dialog is used to select the exact data file format and file
  85         name (location) of the merge data.</p>
  86
  87       <p>Finally, once the label has been configured for a data file,
  88         field keys can be inserted into text objects and used as source
  89         or data for barcode objects and image filenames for image objects.
  90         See <link xref="editprop" /> for more information
  91         on using merge data for these object types.</p>
  92
  93       <p>Now that your label is configured, <app>gLabels</app> will print a unique
  94         label for each record in your source document -- substituting fields
  95         from each record for field keys in the all text, barcode, and
  96         image objects.</p>
  97
  98       <p>See <link xref="merge" /> for a detailed
  99         tutorial on the document merge feature.</p>
 100
 101 </page>