git.sur5r.net Git - glabels/blob - help/C/mergefeatures.page

   1 <page xmlns="http://projectmallard.org/1.0/"
   2       xmlns:e="http://projectmallard.org/experimental/"
   3       type="guide"
   4       id="mergefeatures">
   5
   6   <info>
   7     <link type="guide" xref="index#merging"/>
   8     <revision pkgversion="3.0" version="0.1" date="2010-05-04" status="incomplete"/>
   9     <desc>
  10        What you may expect from a document merge.
  11     </desc>
  12     <credit type="author">
  13       <name>Jim Evins</name>
  14       <email>evins@snaught.com</email>
  15     </credit>
  16     <credit type="author">
  17       <name>Mario Blättermann</name>
  18       <email>mariobl@gnome.org</email>
  19     </credit>
  20     <license>
  21       <p>Creative Commons Share Alike 3.0</p>
  22     </license>
  23   </info>
  24
  25     <title>Performing a document merge</title>
  26
  27       <p>Document Merge (sometimes called "Mail Merge") is a powerful
  28         feature that allows a unique label or card to be printed for each
  29         record in an external data source.</p>
  30
  31       <p>The first step to performing a document merge is to prepare
  32         a source document that contains your merge data.  This data could
  33         be mailing addresses or any other data that you wish to create
  34         unique labels or cards for.  Currently back-ends only exist for
  35         text files and the evolution data server -- others are planned.  The currently
  36         supported text-file format is very simple:  each line is a record;
  37         fields are delimited by commas (CSV), tabs, or colons; and newlines
  38         can be embedded into fields by using the "\n" entity.  This file
  39         could be created using any text editor or could be created by
  40         another program or script.  A common way of creating CSV files is
  41         to export them from a spreadsheet program.</p>
  42
  43       <p>A label must then be configured to "point at" this data file.
  44         To configure the merge properties of a document, choose
  45         <guiseq><gui>Objects</gui>
  46         <gui>Merge Properties</gui></guiseq> menu item
  47         to display the <gui>merge properties</gui> dialog.  This
  48         dialog is used to select the exact data file format and file
  49         name (location) of the merge data.</p>
  50
  51       <p>Finally, once the label has been configured for a data file,
  52         field keys can be inserted into text objects and used as source
  53         or data for barcode objects and image filenames for image objects.
  54         See <link xref="editprop" /> for more information
  55         on using merge data for these object types.</p>
  56
  57       <p>Now that your label is configured, <app>gLabels</app> will print a unique
  58         label for each record in your source document -- substituting fields
  59         from each record for field keys in the all text, barcode, and
  60         image objects.</p>
  61
  62       <p>See <link xref="merge" /> for a detailed
  63         tutorial on the document merge feature.</p>
  64
  65 </page>